Comment passer à la dématérialisation ?

Avec l’essor des nouvelles technologies, il semble aujourd’hui de moins en moins évident de travailler avec des supports physiques comme le papier. Ces derniers engrangent en effet des coûts assez élevés. C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises optent pour une solution beaucoup plus pratique et rentable : la dématérialisation. Outre la réduction des coûts, le recours à la gestion électronique de documents (ou GED) ainsi qu’à l’archivage électronique présente en effet de multiples avantages pour une entreprise. Mais comment dématérialiser des documents pour les utiliser et les stocker sous forme numérique ?

Pourquoi dématérialiser ?

dématérialisation facture fournisseurLa dématérialisation des documents permet en premier lieu d’économiser des ressources physiques, comme le papier ou l’encre. Les grandes entreprises qui ont adopté ce procédé arrivent ainsi à optimiser leurs locaux en utilisant leur salle d’archives à d’autres fins. Il est aussi plus facile de faire le suivi des documents numérisés. Le recours à ces solutions de gestion électronique assure également une meilleure traçabilité des données et augmente le niveau de sécurité des documents. De plus, le fait d’automatiser les tâches accroît de façon notable les gains de productivité d’une société, peu importe sa taille. Après la numérisation, chaque document intègre le processus métier auquel il est lié. Cela facilite les recherches et fait bénéficier les employés d’un gain de temps non négligeable, temps qu’ils pourront par la suite allouer à d’autres tâches. Contrairement à un document au format papier, qui peut être perdu ou détruit, le document électronique est, quant à lui, plus pérenne. On peut en effet réaliser plusieurs sauvegardes et les archiver dans des endroits différents. En plus de faciliter le partage d’informations, les outils de gestion utilisés dans le cadre d’une dématérialisation simplifie également l’indexation des documents.

Comment dématérialiser ?

Pour passer à la dématérialisation, plusieurs étapes sont obligatoires. Il faut en premier lieu numériser tous les documents qui existent encore au format papier, en utilisant soit un scanner, soit un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ou OCR). Cela évitera d’avoir à saisir factures, bons de commande, bons de livraison, etc. On parle dans ce cas-ci d’une dématérialisation à postériori. Les documents doivent ensuite être certifiés conformes à l’original. Une personne clairement identifiée prendra en charge cette vérification et devra apposer une signature électronique sur le document. Dans le cas d’une dématérialisation native, l’étape de numérisation n’est plus requise, car les documents utilisés dans l’entreprise ont déjà été créés sous forme numérique et enregistrés au format EDI, XML ou PDF. Il est cependant indispensable de multiplier les sauvegardes des documents numériques, pour prévenir les mauvaises manipulations ou les attaques malveillantes. Pour passer à la dématérialisation de factures fournisseurs, les sociétés ont le choix entre de nombreuses solutions de dématérialisation en mode Saas (Software as a service). Avant de passer à l’automatisation, il est conseillé de revoir chaque processus métier existant au sein de l’entreprise.

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