La dématérialisation, voilà un mot très en vogue actuellement aussi bien dans les services publics que dans les entreprises. Certains sont familiers avec le sujet tandis que d’autres ne savent pas du tout de quoi il s’agit. Petit tour d’horizon sur le sujet.
Petite intro à la dématérialisation
La dématérialisation est le processus qui permet de convertir des documents physiques (la plupart du temps, il s’agit de papier) pour en faire des versions numérisées. Cette numérisation peut concerner tous les documents, aussi bien les contrats que les fiches de paie électronique, selon le choix de l’entreprise. La dématérialisation est toutefois imposée lorsqu’il s’agit des factures. La démarche a débuté en 2017 et cette obligation vaut aussi bien dans les échanges des entreprises avec l’Etat que dans les relations inter-entreprises.
Quel intérêt à dématérialiser les factures ?
Dans le cas de l’Etat, il s’agira de faciliter les échanges avec ses partenaires ainsi que les démarches administratives, mais cela permettra aussi d’économiser près de 3 euros à chaque facture dématérialisée.
Dans le cas des entreprises, le but est de réduire le temps de traitement des factures, mais aussi les coûts au maximum. Un calcul a en effet permis d’estimer à 50% l’économie faite en passant aux factures dématérialisées. Lorsqu’on sait que le traitement d’une facture physique coûte en moyenne entre 13 et 16 euros, la dématérialisation mérite d’être envisagée sérieusement.
Actualités concernant la dématérialisation des factures
– La loi Macron : Pour une globalisation des factures électroniques
Le processus de dématérialisation est sans surprise grandement encouragé par l’Etat. Ce dernier se pose d’ailleurs comme l’un des précurseurs à la dématérialisation des factures, puisque dès 2012, l’Etat seul était tenu de prendre en charge les factures électroniques. Le processus a toutefois pris de l’envergure en 2017 en s’étendant aux établissements publics et collectivités territoriales ainsi qu’aux grandes entreprises. L’année 2018 verra toutes les entreprises de taille intermédiaire passer à la facturation électronique, suivi en 2019 par les petites et moyennes entreprises et en 2020 par les micro entreprises. Il est conseillé aux entreprises de devancer la date butoir et de commencer le processus dès que possible pour permettre à ses employés de s’y familiariser tout en douceur.
– Des intermédiaires spécialisés dans la dématérialisation de factures
Si 2020 et l’obligation de passer aux factures dématérialisées n’est plus très loin, certaines entreprises rechignent encore à passer à la dématérialisation, trouvant dans les documents physiques une certaine sécurité. Cependant, à l’heure où un nombre très conséquent de sociétés est passé à la facturation électronique, il devient difficile d’échanger de manière fluide avec des partenaires qui sont (pour le moment) restés dans la version physique des factures.
Cette défiance aura toutefois permis l’émergence d’entreprises chargées de traiter les factures physiques envoyées par une structure pour en faire des factures électroniques, avant de les envoyer ensuite à la partie concernée. Ainsi, chacune des deux parties restera dans son élément sans que ça ait une incidence négative sur leurs échanges.
