La gestion des notes de frais est un processus chronophage et fastidieux, sans valeur ajoutée. Elle constitue généralement non seulement un casse-tête, mais également un sujet de risques pour l’entreprise vis-à-vis de la loi.
Face à une telle situation, des approches de solution sont constamment proposées. Au nombre de celles-ci figure la gestion dématérialisée des notes de frais, au travers des diverses solutions numériques disponibles sur le marché.
Il s’agit donc pour chaque décideur, de comparer désormais les inconvénients du processus traditionnel par rapport aux avantages des solutions numériques, afin de décider selon ses objectifs, s’il doit passer du processus physique à la version dématérialisée de la gestion des notes de frais.
Les faiblesses de la méthode traditionnelle de gestion des notes de frais
Au nombre de ces insuffisances du processus physique de gestion des notes de frais, on peut noter son caractère chronophage, les surcoûts liés à la conservation physique des archives, la complexité de la récupération de TVA, le risque de fraude élevé entraînant les représailles de l’URSSAF et de l’administration fiscale.
La méthode traditionnelle de la gestion des notes de frais ne cesse de présenter des faiblesses au quotidien. C’est d’ailleurs cet état de choses qui a poussé à la recherche de solutions, aboutissant à l’offre de gestion dématérialisée aujourd’hui présente sur le marché.
La perte de temps
La méthode traditionnelle de gestion des notes de frais fait perdre considérablement de temps à l’entreprise.
En effet, chaque maillon de la chaîne de production (employés, comptables, personnels administratifs, managers) qui doit consacrer du temps pour remplir, justifier, contrôler les différents éléments de la note de frais aurait pu utiliser ce temps à réaliser des tâches productives pour l’entreprise.
Le surcoût lié à l’archivage
L’archivage des données physiques (factures et autres justificatifs) entraîne des dépenses pour l’entreprise en termes d’espace pour le stockage (6 à 10 ans) et de personnel pour la gestion.
En effet, que l’entreprise décide de louer un local ou de recourir à un prestataire externe pour la conservation de ses archives physiques, elle devra supporter des coûts liés au matériel d’archivage et de classement, de même que pour les assurances et le personnel.
Les difficultés de gestion de la TVA
La gestion de la refacturation de la TVA est un volet très complexe lié à la gestion des notes de frais.
Entre la méthode du débours, celle de la TVA réelle et celle de la TVA systématiquement facturée, les contraintes et les difficultés sont légion.
La fraude
En 2017, le coût de la fraude par salarié dans les TPE s’élevait environ à 700 € par an. Il est flagrant que de telles pratiques entraînent le remboursement de fausses dépenses par l’entreprise.
Cette situation n’avantage en rien le résultat final de l’activité et de surcroît, elle entraîne le risque de représailles auprès des organismes de contrôle.
Le risque de redressements
Pour des dépenses non justifiées, des dépenses jugées irraisonnables ou un dépassement de la limite d’exonération des charges sociales, l’administration fiscale et l’Urssaf, feront subir des redressements à votre entreprise.
C’est l’une des conséquences directes de la fraude interne et d’une gestion non optimale des notes de frais.
Les avantages de la gestion dématérialisée des notes de frais
Les solutions offertes par la dématérialisation de la gestion des notes de frais permettent de gagner du temps, de faciliter les flux d’informations et de réduire les probabilités d’erreur. Une petite recherche sur internet peut vous permettre d’en savoir plus.
De plus, la procédure numérique permet, avec ses automatismes et algorithmes, de réduire si ce n’est de supprimer entièrement, le risque d’erreurs liées à la récupération de la TVA.
Gagner un temps précieux
Les solutions numériques de gestion des notes de frais permettent à l’entreprise de gagner du temps par rapport aux opérations de saisie, validation, intégration comptable et archivage des notes de frais. De même, plus personne n’a besoin de s’encombrer des factures.
Supprimer les contraintes de l’archivage
Grâce au nouvel arrêté du 22 mars, l’archivage numérique des données dispose d’une valeur probante. C’est-à-dire que les justificatifs sous format numérisé ont autant de valeur que les supports physiques aux yeux de l’administration fiscale.
L’archivage numérique est rapide, faible, moins onéreux et permet de conserver précieusement ses justificatifs avec moins de risques de perte et d’altération.
Vous pouvez cliquer ici pour lire un article qui présente 5 règles pour échapper à l’archivage des justificatifs papiers.
Limiter les risques d’erreurs et de fraudes
Le processus automatisé de gestion des notes de frais entraîne l’avantage de limiter les risques d’erreurs et de fraudes. Grâce aux processus différents de reconnaissance des caractères scannés, l’ordinateur est capable de détecter les documents répétitifs, de traiter la TVA avec plus de fiabilité, en général, d’optimiser la gestion des notes de frais.
